Valószínűleg te is érezted már azt a bizonytalanságot, amikor a vállalkozásod pénzügyeire kerül a sor, és hirtelen nem tudod eldönteni, hogy egy árajánlat reális-e, vagy éppen túlzó. Az adózás világa, különösen az általános forgalmi adó rendszere, sokszor tűnik egy átláthatatlan labirintusnak, ahol minden kanyarban újabb költségek és szabályok leselkednek ránk. Teljesen természetes, ha a fejedben ott motoszkál a kérdés: vajon mennyit érdemes fizetni azért, hogy nyugodtan alhass, tudva, hogy a hatóságok mindent rendben találnak majd? Ez nem csupán a pénzről szól, hanem a bizalomról és a vállalkozásod biztonságáról.
Az áfa bevallás elkészítése technikailag az a folyamat, amely során a vállalkozásod által felszámított és a költségeid után visszaigényelhető adó különbözetét lejelentjük az adóhatóság felé, de a gyakorlatban ez sokkal többet jelent puszta adminisztrációnál. Ebben az írásban nemcsak száraz számokat fogunk sorolni, hanem több nézőpontból is megvizsgáljuk, mi áll egy-egy összeg mögött. Megnézzük, hogyan áraznak a szabadúszó könyvelők, és miben más egy nagy könyvelőiroda megközelítése, illetve milyen rejtett tényezők befolyásolhatják a végösszeget, amikre talán elsőre nem is gondolnál.
A következő sorokban átfogó képet kapsz arról, hogyan épül fel a szolgáltatás ára, és milyen elemekből tevődik össze a könyvelői díj, ha áfás vállalkozásod van. Segítünk eligazodni a különböző árazási modellek között, hogy amikor legközelebb tárgyalóasztalhoz ülsz, pontosan tudd, mit kérhetsz a pénzedért, és hol vannak azok a pontok, ahol nem érdemes spórolni. Célunk, hogy a végére tisztán láss: a költség nem csupán kiadás, hanem befektetés a nyugodt működésbe.
Miért nem egységes a piac? Az árazás pszichológiája és realitása
Amikor a könyvelési díjakról beszélünk, az első és legfontosabb dolog, amit meg kell értenünk, hogy nincs egyetlen, kőbe vésett "listaár", ami minden vállalkozásra érvényes lenne. Ez nem olyan, mint levenni egy terméket a polcról a szupermarketben. Az áfa bevallás elkészítése egy szolgáltatáscsomag része, amelynek összetettsége drasztikusan változhat egyik cégről a másikra.
A könyvelők és adótanácsadók árazását alapvetően a felelősség mértéke és a ráfordított szakmai idő határozza meg. Sokan hajlamosak azt hinni, hogy a bevallás elkészítése csak néhány gombnyomás egy szoftverben. Bár a technológia sokat fejlődött, a szakértelem, ami a gomb megnyomása előtt szükséges, továbbra is emberi tényező. A szakembernek ismernie kell az aktuális jogszabályokat, a NAV állásfoglalásait, és képesnek kell lennie arra, hogy a te specifikus gazdasági eseményeidet helyesen interpretálja az adójog nyelvén.
Fontos megérteni, hogy amikor könyvelőt fizetsz, nem a percekért fizetsz, amit a billentyűzet felett tölt, hanem azokért az évekért, amiket tanulással töltött, hogy az alatt a pár perc alatt helyes döntést hozzon a céged érdekében.
Az árképzésben óriási szerepe van a földrajzi elhelyezkedésnek is. Budapesten és a nagyobb megyeszékhelyeken jellemzően magasabbak az óradíjak és a havi átalánydíjak, mint egy kisebb vidéki településen. Ez részben a magasabb működési költségekkel (irodabérlet, szoftverlicencek, munkabérek) magyarázható, részben pedig a kereslet-kínálat viszonyával. Ugyanakkor a digitalizáció korában ez a határvonal kezd elmosódni: egy profi, felhőalapú rendszerekkel dolgozó vidéki könyvelőiroda is kérhet prémium árat, ha a szolgáltatás minősége ezt indokolja.
A költségeket befolyásoló legfontosabb tényezők
Hogy pontosabb képet kapjunk arról, mennyibe kerül az áfa bevallás elkészítése, szét kell bontanunk a folyamatot elemeire. Nem mindegy, hogy egy webshopot üzemeltetsz több ezer kis összegű tranzakcióval, vagy egy építőipari céged van havi három, de hatalmas összegű és bonyolult elszámolású számlával.
A bizonylatok mennyisége
Ez a legkézenfekvőbb tényező. A legtöbb könyvelőiroda sávos árazást alkalmaz a könyvelendő tételek száma alapján. Egy "tétel" nem feltétlenül egyenlő egy darab papírral. Egy bankkivonaton szereplő minden egyes sor külön könyvelési tételnek számíthat.
- Alacsony forgalom (0-50 tétel): Itt általában egy alapdíjjal találkozol. Ez az összeg fedezi a könyvelő rendelkezésre állását, a szoftverhasználatot és a kötelező bevallások (köztük az áfa) elkészítését.
- Közepes forgalom (50-300 tétel): Ebben a sávban már jelentősen nő a munkaidő-ráfordítás. Itt gyakran alkalmaznak darabárat a sávon felüli tételekre.
- Nagy forgalom (300+ tétel): Itt már elengedhetetlen valamilyen szintű automatizálás (pl. számlaadatok importálása), különben a manuális rögzítés költségei az egekbe szöknének.
Az ügyletek összetettsége és típusa
Nem minden számla egyforma. Egy belföldi, 27%-os áfát tartalmazó számla lekönyvelése rutinmunka. De mi történik, ha a vállalkozásod nemzetközi vizekre evez?
- Közösségi ügyletek (EU-n belül): Ha terméket hozol be Németországból vagy szolgáltatást nyújtasz Szlovákiába, az áfa-kezelés azonnal bonyolultabbá válik. Ellenőrizni kell a partner közösségi adószámát, figyelni a teljesítés helyére vonatkozó szabályokat, és a bevallás mellett összesítő nyilatkozatokat is be kell nyújtani. Ez feláras szolgáltatás szokott lenni.
- Harmadik országbeli ügyletek (Export/Import): Itt a vámkezelés dokumentációja, az árfolyamkülönbözetek és a speciális áfa-kódok kezelése növeli a könyvelő terheit.
- Fordított adózás: Különösen az építőiparban és bizonyos termékköröknél (pl. gabona, vashulladék) jellemző. A tévesztés kockázata itt magas, ezért a könyvelők alaposabb ellenőrzést végeznek, ami megjelenik az árban.
A bonyolultabb ügyletek nemcsak több időt igényelnek, hanem magasabb szakmai felelősségbiztosítást is indokolnak a könyvelő részéről, amit végső soron az ügyfél fizet meg a szolgáltatási díjban.
A bevallás gyakorisága
Az áfa bevallás lehet havi, negyedéves vagy éves gyakoriságú. Bár logikusnak tűnne, hogy az éves bevallás a legolcsóbb, ez nem mindig van így.
- Havi bevallók: Ők azok, akik folyamatos kontrollt igényelnek. Minden hónap 20-ig el kell készülni. Ez a könyvelő számára folyamatos terhelést jelent, nincs "pihenőidő". Viszont az ügyfél számára ez a legbiztonságosabb, hiszen hamar kiderülnek a hibák.
- Negyedéves bevallók: Ez a leggyakoribb a KKV szektorban. Itt a munka kampányszerűen jelentkezik. A költség általában alacsonyabb, mint a havi bevallásnál, de a könyvelési díj sokszor havi átalányban van megállapítva, függetlenül a bevallás gyakoriságától.
- Éves bevallók: Általában a legkisebb forgalmú cégek. Itt a veszély az, hogy ha év közben történik hiba, azt csak hónapokkal később veszik észre, amikor már nehezebb korrigálni.
Árazási modellek: Melyik mit takar?
Amikor árajánlatot kérsz, különböző struktúrákkal találkozhatsz. Fontos, hogy tudd, melyik modell mit rejt, hogy össze tudd hasonlítani az almát az almával.
A klasszikus havi átalánydíj
Ez a legelterjedtebb modell Magyarországon. A könyvelőiroda megállapít egy fix havi összeget, amiért cserébe elvégzi a könyvelést, a bérszámfejtést (bizonyos létszámig) és az adóbevallások elkészítését, beleértve az áfát is.
Ebben az esetben az áfa bevallás költsége nem különül el, hanem "beleolvad" a havi díjba. Ez kiszámíthatóságot ad a vállalkozónak. Azonban figyelni kell arra, hogy a szerződés tartalmazza-e a rendkívüli eseteket (pl. önellenőrzés, ha utólag találsz meg egy számlát).
Tételszám alapú elszámolás
Néhány modernebb vagy specifikus területen dolgozó iroda tisztán a feldolgozott bizonylatok száma alapján számláz. Például: 300 Ft / könyvelési tétel. Ebben az esetben az áfa bevallás elkészítése külön tételként szerepelhet a számlán (pl. "Havi zárás és bevallás díja: 15.000 Ft"). Ez a modell transzparens, de nehezebben tervezhető a költsége, ha a vállalkozásod forgalma ingadozó.
Óradíjas konstrukció
Ez ritkább a folyamatos könyvelésnél, inkább tanácsadásnál vagy visszamenőleges könyvelési anyagok rendbetételénél jellemző. Ha a könyvelésed elmaradt, és "tűzoltásra" van szükség, a szakember valószínűleg óradíjat fog felszámolni. Az óradíjak széles skálán mozognak, 10.000 Ft-tól akár 50.000 Ft-ig is terjedhetnek a szakértelem szintjétől függően.
Összehasonlító táblázat: Különböző szolgáltatók
Hogy segítsünk a döntésben, az alábbi táblázatban összefoglaltuk, mire számíthatsz a különböző típusú szolgáltatóknál. Az árak tájékoztató jellegűek, nettó összegek, és a piaci átlagot tükrözik.
| Szolgáltató típusa | Jellemző havi díj (induló) | Előnyök | Hátrányok | Kinek ajánlott? |
|---|---|---|---|---|
| Szabadúszó könyvelő | 25.000 – 45.000 Ft | Személyesebb kapcsolat, rugalmasság, gyakran olcsóbb. | Betegség esetén helyettesítés hiánya, korlátozott kapacitás. | Mikrovállalkozások, egyéni vállalkozók. |
| Kisebb könyvelőiroda | 40.000 – 70.000 Ft | Van helyettesítés, stabilabb háttér, szélesebb tudásbázis. | Kevésbé személyes lehet, mint egy magánzó, merevebb folyamatok. | KKV-k, növekvő vállalkozások. |
| Nagy tanácsadó cég | 150.000 Ft-tól | Teljes körű jogi és adótanácsadói háttér, nemzetközi tapasztalat. | Magas költségek, lassabb kommunikáció, gyakori kapcsolattartó-váltás. | Nagyvállalatok, nemzetközi cégek. |
| Online könyvelő platform | 15.000 – 35.000 Ft | Modern technológia, valós idejű adatok, papírmentesség. | Személyes tanácsadás hiánya vagy feláras, sablonmegoldások. | Tech-orientált cégek, webshopok, startupok. |
A rejtett költségek: Amire senki nem figyel az elején
Az alapdíjon felül számos olyan tétel merülhet fel, ami megdrágítja az áfa bevallás folyamatát. Ezeket "rejtett" költségeknek nevezzük, mert sokszor csak akkor szembesül velük a vállalkozó, amikor már megtörtént a baj, vagy extra kérése van.
Önellenőrzési díj
Emberek vagyunk, hibázhatunk. De mi van, ha te felejtettél el átadni egy költségszámlát időben? Ha az áfa bevallást már beadták, és utólag kell módosítani, azt önellenőrzésnek hívják. Ez jelentős adminisztrációval jár, és a könyvelők többsége külön díjat számol fel érte (általában egy havi könyvelési díjnak megfelelő összeget, vagy fix tételt, pl. 10-20 ezer forintot).
Adóhatósági képviselet
Ha a NAV ellenőrzést rendel el – legyen az egy egyszerű jogkövetési vizsgálat vagy egy átfogó adóellenőrzés –, a könyvelőd jelenléte és munkája aranyat ér. Azonban ez a legtöbb alapszerződésben nincs benne. Az óradíjas elszámolás itt a legjellemzőbb, hiszen egy ellenőrzés elhúzódhat órákig, de akár napokig is.
Szoftverhasználati díjak
Egyre több könyvelőiroda kéri, hogy az ügyfél is használjon bizonyos számlázó vagy dokumentumkezelő rendszereket, amelyek összeköthetők a könyvelőprogrammal. Ezeknek a szoftvereknek a havidíja (pl. 2.000 – 5.000 Ft/hó) bár nem közvetlenül a könyvelőnek megy, de a folyamat költségének része.
Sokan elfelejtik, hogy a legdrágább könyvelés az olcsó könyvelés, amit később egy adóellenőrzés során kell kijavítani és büntetésekkel együtt megfizetni. A minőségnek ára van, a hiányának pedig költsége.
Technológia és automatizáció: Csökkenti vagy növeli az árakat?
Jogos a kérdés: ha ma már a legtöbb számlázóprogram automatikusan beküldi az adatokat a NAV-hoz (Online Számla Rendszer), és a könyvelőprogramok képesek ezeket letölteni, miért nem csökkennek drasztikusan az árak?
A válasz a munka jellegének átalakulásában rejlik.
A "pötyögés" (adatbevitel) valóban csökken. 📉
Az ellenőrzés és a szakmai döntéshozatal viszont nő. 📈
Az automatizmusok nem tévedhetetlenek. Egy rosszul beállított áfa-kulcs a számlázóban, egy hibásan megadott partner adószám, vagy egy rossz teljesítési dátum láncreakciót indíthat el. A könyvelő feladata ma már nem az adatok másolása, hanem az adatok validálása. Az automatizáció gyorsítja a folyamatot, de a felszabaduló időt a minőségbiztosításra és a bonyolultabb adózási kérdésekre kell fordítani. Ezért az árak nem feltétlenül csökkennek, de a szolgáltatás tartalma értékesebbé válik.
Árkalkuláció példák: Mennyibe kerülhet neked?
Lássunk néhány konkrét példát, hogy könnyebben tudj kalkulálni. Ezek a számok becslések, de jó kiindulási alapot adnak.
| Vállalkozás típusa | Jellemzők | Becsült havi könyvelési díj (Áfa bevallással) | Miért ennyi? |
|---|---|---|---|
| "A" Forgatókönyv: Egyéni vállalkozó (Szolgáltató) | Havi 5-10 kimenő számla, 10-15 költségszámla. Belföldi ügyletek. | 25.000 – 40.000 Ft | Alacsony bizonylatszám, egyszerű adminisztráció, rutinmunka. |
| "B" Forgatókönyv: Webshop (Kereskedelem) | Havi 300+ kimenő számla (automatizált), 50 bejövő számla, EU-s beszerzés, futárszolgálat elszámolás. | 60.000 – 100.000 Ft | Nagy tömegű adat, technikai integráció szükséges, EU-s áfa szabályok ismerete kötelező. |
| "C" Forgatókönyv: Építőipari Kft. | Havi 20 számla, de fordított áfa, alvállalkozók, tárgyi eszköz beszerzések, lízing. | 80.000 – 120.000 Ft | Magas kockázat, bonyolult jogszabályi környezet, fokozott odafigyelés. |
Hogyan válassz szolgáltatót? Tippek a döntéshez
Az ár csak egy tényező a sok közül. Amikor áfa bevallásról van szó, a bizalom a legfontosabb valuta. Íme néhány szempont, amit érdemes mérlegelni, mielőtt aláírod a szerződést:
- Kommunikáció: Érted, amit mond? Ha szakzsargonban beszél, és nem hajlandó elmagyarázni a dolgokat "emberi nyelven", az később problémákat okozhat.
- Technikai felkészültség: Használ-e modern eszközöket? Ha még mindig papíron kéri a számlákat, és kézzel rögzít mindent, az nemcsak lassú, de a hibázási lehetőség is nagyobb.
- Referenciák: Van-e tapasztalata a te iparágadban? Egy webshop könyvelése teljesen más tudást igényel, mint egy fogorvosi rendelőé.
- Szerződés részletei: Különösen figyelj a felelősségvállalásra vonatkozó részekre. Van-e felelősségbiztosítása? Mi történik, ha miatta kapsz bírságot?
A jó könyvelő nem költség, hanem a vállalkozásod egyik legfontosabb védőbástyája. Olyan partnert keress, aki proaktívan jelez, ha problémát lát, és nem csak utólag közli a rossz híreket.
DIY – Csináld magad: Lehetséges egyáltalán?
Sok kezdő vállalkozóban felmerül, hogy spórolás céljából maga készíti el az áfa bevallást. A NAV által biztosított ÁNYK (Általános Nyomtatványkitöltő) vagy az újabb ONYA (Online Nyomtatványkitöltő Alkalmazás) felületek elvileg bárki számára elérhetők.
Technikailag lehetséges? Igen.
Ajánlott? A legtöbb esetben nem. 🚫
Az áfa törvény az egyik legbonyolultabb jogszabálycsomag. A bevallás kitöltésekor nem elég beírni a számokat a megfelelő rubrikákba. Tudnod kell, hogy az adott tétel levonható-e, milyen arányban levonható (pl. személygépkocsi üzemanyag, telefonköltség), és melyik időszakra vonatkozik. Egyetlen rossz sorba írt összeg milliós bírságot vonhat maga után. A "csináld magad" megoldás csak akkor működhet, ha nagyon kevés, nagyon egyszerű tranzakciód van, és rendelkezel naprakész adózási ismeretekkel – de még ekkor is kockázatos. Az időd, amit a jogszabályok böngészésével töltesz, valószínűleg többet ér, mint a könyvelő havidíja.
Kérdések és válaszok az áfa bevallás költségeiről
Kell-e külön fizetnem az áfa bevallásért, ha havi díjas szerződésem van?
Az esetek 90%-ában a havi könyvelési díj tartalmazza a rendszeres áfa bevallások elkészítését és benyújtását. Mindig olvasd el a szerződést, mert az éves zárás vagy a különleges adatszolgáltatások (pl. KSH jelentés) lehetnek felárasak, de az áfa bevallás általában az alapcsomag része.
Miért drágább a könyvelés, ha van EU-s adószámom?
Mert az EU-s tranzakciók (közösségi beszerzés vagy értékesítés) extra adminisztrációval járnak. Nem elég az áfa bevallást beadni, hanem úgynevezett összesítő nyilatkozatot (A60-as nyomtatvány) is kell készíteni, és folyamatosan ellenőrizni kell a partnerek adószámának érvényességét a VIES rendszerben. Ez több idő és nagyobb szakmai felelősség.
Visszakérhetem a könyvelési díjat, ha a könyvelő hibázott?
A könyvelési díjat általában nem lehet visszakérni, viszont a könyvelő által okozott kárt (pl. mulasztási bírság, késedelmi pótlék) a könyvelőnek – vagy a felelősségbiztosítójának – meg kell térítenie, amennyiben erről a szerződés rendelkezik. Ezért kritikus fontosságú, hogy legyen írásos szerződésetek és a könyvelőnek legyen biztosítása.
Mennyibe kerül egy nullás áfa bevallás beadása?
Ha a vállalkozásod szünetel vagy éppen nem volt forgalma, akkor is be kell adni a bevallást (kivéve, ha szünetelteted a vállalkozást hivatalosan az egyéni vállalkozói nyilvántartásban). A könyvelők ilyenkor általában egy csökkentett, "rendelkezésre állási" díjat kérnek, ami jellemzően a normál díj 50-70%-a, vagy egy minimális fix összeg (pl. 10.000 Ft), hiszen a bevallást akkor is el kell készíteni és be kell küldeni, ha csak nullákat tartalmaz.
Megéri-e olcsóbb, vidéki könyvelőt választani, ha budapesti a cégem?
Abszolút megérheti, és ma már teljesen bevett szokás. A digitális könyvelés korában a fizikai távolság nem akadály. Ha találsz egy kompetens, megbízható vidéki könyvelőt, aki elektronikusan fogadja az anyagokat, jelentős összeget spórolhatsz, miközben a szolgáltatás minősége nem feltétlenül alacsonyabb. A lényeg a technológiai felkészültség és a kommunikáció minősége.
